Como definir a hierarquia em uma equipe?

Não basta apenas o título do projeto ou ideia, mas, estruturar como a hierarquia entre os grupos será feita é um fator muito importante em todo projeto. Como começar um site em formato de comunidade de discussão (fórum) na internet da forma correta?

Crie os cargos antes de mais nada!

Depois que a ideia está no papel e todos os pormenores estão definidos, crie os grupos de usuários ou cargos que vão administrar os fóruns, assuntos e usuários que interagem naquele grupo. É crucial saber distinguir entre “Cargo” e “Função” neste momento, pois, não basta apenas dizer o que o usuário terá que fazer, mas como fazer. Crie regulamentos internos que definem suas funções e ajude-o assim que possível.

Cargo é diferente de função

O cargo é o posicionamento que a pessoa ou usuário tem em uma instituição. Pense na palavra “cargo” como uma “categoria” de fóruns. As categorias, como bem sabe, é nada mais que um grupo que abriga fóruns que discutem o assunto da categoria. Por exemplo, a categoria "Miscelânea/Off-topic" seria basicamente um grupo de fóruns que foge do contexto geral da comunidade que fala sobre carros. Na categoria citada, poderíamos falar sobre aviões, motores de moto ou cinema. Então, o cargo “Moderadores” define que usuários do grupo podem moderar o fórum, e nada mais. Isso é um resumão do cargo.

Função é diferente de cargo

A tarefa a ser executada por membros de um cargo é diferente do cargo que ele ocupa, mas estão inteiramente ligados. Parece controverso, eu sei! A função de cada usuário precisa estar bem definida pelo administrador, porque, dentro da função de moderador você pode ter várias atividades que, de forma indireta, podem realizar algumas ações. Moderadores globais podem agir no fórum todo. O moderador operacional de design gerencia um grupo de membros que trabalham em criações gráficas para sua comunidade. Já o operacional de discussão é específico para criar e moderar os assuntos dos fóruns em uma categoria específica. Pode existir a função de moderador de setor privado da equipe. Tudo depende da necessidade do administrador e do tamanho do projeto.

Os ranks definem as funções

Use os ranks de sua comunidade para especificar quais são as atividades dos membros de um grupo. Dessa forma, todos os membros da comunidade sabem a quem pode recorrer em casos de problemas em um setor do fórum. Veja alguns exemplos:

• Grupo de Moderadores
• Ranks: Moderador Global, Moderador de Design, Moderador de Assuntos, Moderador Criador
• Grupo de Organizadores
• Ranks: Organizador de ideias, Organizador de projeto, Organizador de Mensagens

Tente resumir o nome dos ranks de maneira que seus membros possam entender a hierarquia da melhor forma possível. Para você, tudo pode ser mais complexo porque sua visão é ampla, afinal, você está no topo da comunidade.

O mapa de processo bem definido!

Definir cargos e funções de forma assertiva e precisa necessita de um administrador focado. Saber qual assunto será debatido na comunidade, como tudo isso vai acontecer e planejar como esses membros de grupo podem agir pode impedir que a comunidade chegue à falência. Tudo depende desse momento! Por isso, recomendamos o uso do programa “Bizagi Studio (https://www.bizagi.com/pt/plataforma/studio)”. Ele permite a criação de mapas de processos para uma estrutura organizacional, e você também pode usá-lo para sua comunidade.

Quando um mapa de processos é definido, sua equipe tende a trabalhar menos e com um rendimento melhor. Todos sabem o que fazer, como fazer e tudo respeitando a ordem natural das coisas.

Concluindo…

A ideia desse artigo veio do vídeo “Como começar um fórum da maneira correta?” criado pelo canal Forumeiros, em conjunto ao ex-administrador de comunidades Shek Crowley. Por mais que seja curto ao explicar o essencial, o interessante é lembrar que tudo tem um começo, um meio, e um fim. Por isso, por mais que o projeto seja para diversão, algumas coisas precisam ser levadas a sério. A seriedade pode trazer rentabilidade para todos, dependendo da objetividade da comunidade.