O que as falhas na comunicação causam na sua comunidade?

Se tem coisa que mais me irrita é falha da na comunicação entre setores ou departamentos em uma empresa. Bom, não sou empresário, mas venho aqui compartilhar informações com vocês de como evitar esse tipo de situação em sua comunidade.

Deixar para depois

Aqui está o pior erro da humanidade. Meu amigo, se você retém uma informação (seja ela importante ou não) para pessoas que executam operações igual a você, ou que estão em um "meio" que tem como finalidade obter o mesmo resultado, compartilha isso "meu querido".

O maior pecado é segurar a informação para si achando que o que sabe pode não ser útil. Um sábio disse que, "não existe informação inútil, e sim o inútil que não tem informação". Quando você segura qualquer informação penitente ao meio que vive (sendo trabalho, vida pessoal, vida virtual em comunidades) há grande chances de ocorrer falhas de comunicação. A causa disso, é deixar todo um processo frutífero se desfazer e trazer desgosto e insatisfação, coisas que não gostamos.

É "Pizza" ou "Pitiça"?

Na web quando digita algo errado em uma caixa de texto (facebook, twitter ou qualquer rede social) ou até em fóruns que contém espaço de postagens, por exemplo, os navegadores se encarregam de tentar corrigir palavras que não estão de acordo com o dicionário, certo?

Parece até que vou me contradizer, mas quando escrevemos errado o corretor mostra a palavra certa. O mesmo funciona na comunicação entre setores ou grupos de pessoas (vamos dizer, grupos em fóruns). Se não há uma comunicação bem clara e assertiva, as chances de ocorrer coisas erradas são grandes, porém, você precisa saber diferenciar a informação útil e a informação inútil.

A falta de conhecimento e intimidade pode ser uma das principais causas para comunicar-se. Não esconda que está com dúvidas ou medo. Fique preparado para despejar informações úteis referente ao que é discutido, e deixar as inúteis para lá. Fofocas, brigas, rixas, intrigas e indiretas fazem parte do grupo de coisas inúteis a ser compartilhada. Preciso dizer quais são úteis?

Fale alto e bom e em bom tom!

Seja claro e objetivo com o que está querendo transmitir. Explica milhares de vezes se for preciso, mas compartilha o seu conhecimento, o seu saber, a sua experiência! Dar oportunidade de outros dizerem como as coisas vão em sua comunidade já é um bom começo. Erros e acertos fazem parte do desenvolvimento humano, e por isso que todos estamos sujeito a acertar ou errar.

Comunicação em excesso atrapalha a transmissão da informação. Ferramentas que visa facilitar essa comunicação e interação ajudam muito. Incentive os mais quietos a darem suas ideias, deixando claro que você precisa dela. Assim, você destaca a importância da pessoa para você.

EXEMPLO

Vou citar um exemplo de falha de comunicação em uma empresa que já trabalhei. Em um belo dia, passei em uma empresa de transportes e avisei quase 20 dias antes que tinha mudado de endereço, e com isso, informei o endereço novo (visto que a encomenda iria vir para o endereço antigo). Dias havia se passado e nada da minha encomenda chegar, e logo resolvi acionar a transportadora via telefone. Adivinha qual foi a resposta? "Sua encomenda saiu para entrega 3 vezes, mas ninguém estava na residência". Quando perguntei qual endereço estava registrado, me informaram o endereço antigo. E por tanto, informei que 20 dias antes eu tinha ido na transportadora e informado o novo endereço de entrega, e a moça que me atendia ficou sem palavras, pois, foi com ela mesma que informei da atualização.

Resumo? Perderam o cliente, a produção por prazo de entrega e principalmente o status de "entrega rápida garantida" que eles carregavam. O que aconteceu aqui foi que a informação ficou morta ali com ela. Não foi atualizado no sistema o local da entrega e muito menos a outra moça sabia disso.

Como evitar isso em comunidades?

Apesar das dicas terem sido dadas, para você que é administrador de comunidade é importante salientar que qualquer compartilhamento de informação, seja um membro banido, ou um post programado, por exemplo, ou até uma alteração feita na comunidade é essencial para o desenvolvimento.

Neste momento, despreocupe-se com o Flood interno. Evite criar regras ou imposição para que estes venham a se comunicar. Isso deve virar um hábito. Seus membros de equipe ou até mesmo você precisam entender que o maior desafio da humanidade foi conseguir se comunicar, e ainda não conseguimos dominar 100% dessa comunicação.

Dividir os assuntos por categoria em tópicos é outro ponto crucial. Exemplo, colher sugestões de seus membros e de sua equipe em tópicos diferentes, ou partilhar uma ferramenta externa para tal pode ser influenciador.

RESUMINDO...

Quer perder membros? Quer sua comunidade a beira da extinção? Não? Então procure ser um líder nato e buscar motivação para isso. É difícil conquistar membros, porém, é muito fácil perdê-los. Na maioria das vezes, a forma de perder ocorre por coisas fúteis e pequenas.